Hệ Thống Đại Lý Trong Ngành Giao Nhận Vận Tải

[Total: 3    Average: 4.7/5]

Là nền tảng của sự phát triển và thương mại quốc tế, ngành vận tải biển về cơ bản đang góp phần vận hành nền kinh tế thế giới. Người có am hiểu cho bạn biết nó là một ngành công nghiệp đầy thú vị để tham gia chắc chắn là những người có liên quan đến những trách nhiệm to lớn nào đó. Quyết định bạn muốn làm việc với ai và làm thế nào để xây dựng sự hợp tác trong lĩnh vực này là hai quyết định rất quan trọng mà bạn phải cân nhắc cẩn thận ngay từ khi bắt đầu.

Hệ thống đại lý trong ngành vận tải biển.

Những đối tác nước ngoài của một công ty giao nhận vận tải được gọi là hệ thống đại lý giao nhận vận tải. Mối quan hệ hợp tác chuyên nghiệp giữa các đại lý giao nhận vận tải, có thể được đơn giản hóa thành hai hình thức cơ bản:

Đại lý là khách hàng

Họ yêu cầu sự hỗ trợ từ bạn, giá cả và dịch vụ của bạn tại một khu vực cụ thể nào đó, khi đó đại lý trở thành khách hàng của bạn. Họ phải được đối xử với sự chuyên nghiệp và sự chú ý cao nhất, lấy booking đúng giờ, gửi hoá đơn chính xác… đến khi bạn lại có cơ hội họ cần sự hỗ trợ của bạn lần nữa, và quy trình lặp lại. Với chúng tôi, chúng tôi đặt trọng tâm cao nhất vào dịch vụ tốt và theo đuổi thêm nhiều cơ hội hợp tác với họ. Mặc dù vậy, cuối cùng thì các đại lý, với tư cách khách hàng, mới là những người quyết định họ muốn làm việc với ai.

Đại lý là đối tác

Đây là một hình thức hợp tác cao cấp và phức tạp hơn. Trong trường hợp này, chúng tôi coi các đại lý trong mạng lưới hoạt động của mình không chỉ là khách hàng tiềm năng mà còn là nhà cung cấp dịch vụ (vendors). Xa hơn nữa, một đối tác tốt có thể trở thành đôi mắt và bàn tay của bạn (hoặc nói cao hơn, là sales và operator của bạn) tại những nơi mà bạn không thể hiện diện.

Tư duy dài hạn và ngắn hạn

Trong hầu hết các trường hợp, sự hợp tác giữa các đại lý khá cảm tính, phụ thuộc chủ yếu vào các cơ hội khách quan hay mối quan hệ cá nhân giữa các nhân viên của công ty. Bằng cách này, chúng ta thấy mình hợp tác với nhiều đại lý khác nhau cho các lô hàng và hầu hết là ký kết các hợp đồng ngắn hạn.

Về mặt logic, người ta luôn tìm kiếm các điều kiện, mức giá và dịch vụ tốt hơn, nghĩa là các mối quan hệ hợp tác là bất định và vô hạn. Nhưng bằng cách áp dụng một chút tư duy chiến lược và phân tích điểm mạnh yếu, chúng ta có thể đạt được một sự hợp tác lâu dài từ đó cả hai bên đều có thể có lợi cho sự tăng trưởng và phát triển của mình:

• Người phụ trách đáng tin cậy và quy trình rõ ràng đối với mọi lô hàng

Có khả năng liên hệ trực tiếp đến người phụ trách liên quan, chúng ta hiểu rõ hơn về các quy trình chuẩn và yêu cầu của cả hai bên.

• Hiểu sâu sắc về thị trường và quy định của thị trường đó

Bạn có biết hàng thủ công vào Úc phải được hun trùng? Bạn có biết các giấy tờ cần thiết để nhập khẩu hàng vào Lào? Tất cả những điều này và những lời khuyên hữu ích khác được các nhà chuyên môn tại các đại lý chia sẻ cho nhau.

• Hiểu rõ nhu cầu của khách hàng

Điều này được áp dụng ở cả hai đầu. Càng làm việc lâu với một khách hàng nào đó, thì việc vận hành và quản lý booking càng trơn tru và nhanh hơn. Khách hàng của bạn sẽ cân đo đong đếm các dịch vụ và mức giá ở cả nơi gửi/nơi nhận hàng, hệ thống đại lý tốt làm tăng sự hài lòng tổng thể của khách hàng và dĩ nhiên là hình ảnh công ty của bạn.

Tư duy dài hạn mang lại cho chúng ta sự hợp tác tích cực hơn với các đại lý ở nước ngoài, cung cấp nhiều cơ hội cho sự phát triển của cả hai bên.

Tính minh bạch là nền tảng của Sự hợp tác

Trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, khi hai công ty quyết định hợp tác chặt chẽ hơn, thành công tổng thể sẽ phụ thuộc mạnh mẽ vào sự tin tưởng giữa họ. Bảo vệ thông tin nội bộ chắc hẳn là điều cần thiết. Nhưng chúng ta hãy phân biệt rõ ràng giữa sự cần thiết và dư thừa. Nó có bảo vệ được sự hợp tác giữa hai bên không?

Minh bạch về giá cả

Trung bình, phải mất từ 4 đến 7 ngày làm việc để thương lượng và chốt booking. Bao gồm thời gian trao đổi qua lại bằng email và điện thoại để xác nhận các chi phí với khách hàng và đại lý ở nước ngoài. Trong nhiều trường hợp, chúng ta nên chia sẻ với nhau mức giá net (net/net rates) để giảm sự chậm trễ tới khách hàng cũng như thời gian thương lượng về mức lời của mỗi bên (profit share).

Minh bạch về quy trình

Thông tin đầy đủ và nhanh chóng về nhà vận chuyển (carrier), thời gian vận chuyển và các tuyến vận chuyển sẵn có, tạo nên các lựa chọn để cân nhắc và ra quyết định tốt hơn. Đồng thời cũng đưa ra các hướng dẫn rõ ràng về các yêu cầu của hải quan và các quy định có liên quan, tạo ra sự tin tưởng rằng lô hàng đang được xử lý một cách chuyên nghiệp.

Minh bạch về tình trạng lô hàng

Việc lặp đi lặp lại các cuộc gọi và email nhắc nhở để theo dõi thông tin lô hàng là một thói quen hàng ngày hàng ngày đối với quá nhiều người trong chúng ta. Hãy làm chia sẻ thông tin một cách chủ động hơn, hoặc dùng các hệ thống chia sẻ thông tin tức thời và cập nhật.

Thực hiện sự minh bạch

Tư duy chiến lược và hợp tác lâu dài giữa các đại lý giao nhận vận tải dựa trên tin tưởng, cũng như mức độ minh bạch của hai bên. Ngày nay chúng ta đang làm việc trong một thế giới phẳng hơn và gần nhau hơn, tại đó việc cập nhật kịp thời thông tin đầy đủ là điều cần thiết cho việc ra quyết định tốt hơn, và kết quả là năng suất được nâng cao hơn.

Tại Công ty CP DV Hàng Hải Viết Nam, chúng tôi cam kết tuân theo tôn chỉ FAIR đối với khách hàng cũng như hệ thống đại lý của mình:

  • Fast: Nhanh chóng trong tiếp nhận và phản hồi.
  • Accurate: Chính xác trong thông tin và quy trình.
  • Improving: Cải tiến trong hoạt động và tổ chức.
  • Reciprocal: Hỗ tương để tất cả cùng đạt được lợi ích nhiều nhất.

 

 

 

Có thể bạn muốn xem thêm:

Write a Comment

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *